Cahier des charges site web : que faut-il mettre dedans ?

Dans un pré­cé­dent article, où j’a­borde la ques­tion de la ges­tion d’un pro­jet web, je parle du cahier des charges.

Comme je le disais, quand on pré­pare un pro­jet de créa­tion ou de refonte de site inter­net, il y a une étape que beau­coup sous-estiment : le cahier des charges. Pour­tant, ce docu­ment joue un rôle cen­tral. Il per­met de poser les bases du pro­jet, de cla­ri­fier les besoins, d’identifier les objec­tifs et de don­ner au pres­ta­taire suf­fi­sam­ment d’éléments pour éta­blir un devis cohé­rent.

Sans cahier des charges, ou avec un docu­ment trop flou, le risque est tou­jours le même. Le client pense avoir expri­mé son besoin, le pres­ta­taire croit l’avoir com­pris, mais cha­cun pro­jette en réa­li­té sa propre vision du site. C’est sou­vent à ce moment-là que les incom­pré­hen­sions appa­raissent, que le péri­mètre évo­lue, que le bud­get grimpe et que les délais s’allongent.

Un cahier des charges de site web n’a pas besoin d’être un docu­ment com­plexe ou tech­nique. Il doit sur­tout être clair, struc­tu­ré et suf­fi­sam­ment pré­cis pour ser­vir de base de tra­vail. Son objec­tif n’est pas de tout figer dans le marbre, mais de cadrer le pro­jet pour par­tir dans la bonne direc­tion. C’est aus­si ce qui per­met d’obtenir un devis plus juste.

À quoi sert un cahier des charges pour un site web

Le cahier des charges est un docu­ment de cadrage. Il sert à pré­sen­ter le pro­jet, à expli­quer son contexte, à défi­nir les attentes et à détailler les élé­ments qui auront un impact sur la réa­li­sa­tion du site. Il per­met au client de mettre à plat son besoin et au pres­ta­taire de com­prendre ce qu’il doit conce­voir, inté­grer, déve­lop­per ou accom­pa­gner.

Dans un pro­jet web, le cahier de charges est utile à plu­sieurs niveaux. D’abord, il aide à struc­tu­rer la réflexion. Beau­coup de por­teurs de pro­jet savent qu’ils veulent un nou­veau site, mais n’ont pas encore défi­ni pré­ci­sé­ment ce que ce site doit conte­nir, à qui il s’adresse, ni ce qu’il doit per­mettre de faire. Le simple fait de rédi­ger un cahier des charges oblige à se poser les bonnes ques­tions.

Ensuite, il per­met d’a­voir un devis qui cor­res­pond à la demande. Un devis sérieux ne peut pas être éta­bli cor­rec­te­ment si la demande se limite à quelques phrases comme « je veux un site vitrine » ou « je vou­drais refaire mon site Word­Press ». Der­rière ces mots, les réa­li­tés peuvent être très dif­fé­rentes. Un site vitrine peut faire cinq pages comme il peut en faire trente. Il peut inté­grer un blog, une news­let­ter, des for­mu­laires avan­cés, du mul­ti­lingue, une stra­té­gie SEO ou un espace membre. Le cahier des charges sert jus­te­ment à pré­ci­ser tout cela.

Enfin, il consti­tue une base com­mune entre le client et le pres­ta­taire. Il aide à véri­fier que tout le monde parle bien de la même chose. C’est un docu­ment de réfé­rence qui limite les zones floues et réduit les risques de désac­cord en cours de mission.

Comment le cahier des charges aide à obtenir un devis plus précis

Le lien entre cahier des charges et devis est direct. Plus le besoin est for­mu­lé clai­re­ment, plus le pres­ta­taire peut chif­frer son inter­ven­tion avec jus­tesse. À l’inverse, plus la demande est vague, plus le devis risque, soit d’être impré­cis, soit d’intégrer une marge de sécu­ri­té plus impor­tante pour cou­vrir les incer­ti­tudes.
Le cahier des charges per­met donc de défi­nir le péri­mètre du pro­jet. C’est un point essen­tiel. Dans le web, beau­coup de pro­blèmes naissent parce que cer­taines fonc­tion­na­li­tés ou cer­taines attentes n’ont pas été men­tion­nées au départ. Elles appa­raissent ensuite en cours de route, par­fois natu­rel­le­ment du point de vue du client, alors qu’elles n’étaient pas pré­vues dans l’offre ini­tiale. Ce qui sem­blait être « un petit détail » peut repré­sen­ter plu­sieurs heures ou plu­sieurs jours de tra­vail sup­plé­men­taires.

Avec un cahier des charges bien rédi­gé, le pres­ta­taire peut iden­ti­fier plus faci­le­ment ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas, ce qui relève d’un besoin immé­diat et ce qui pour­rait éven­tuel­le­ment être ajou­té dans un second temps. Cela per­met aus­si de com­pa­rer plu­sieurs devis sur une base plus saine, puisque chaque pres­ta­taire répond au même docu­ment de départ.

Ce qu’un cahier des charges pour un site web doit contenir

Un bon cahier des charges doit cou­vrir les grandes dimen­sions du pro­jet. Il n’a pas besoin d’être sur­char­gé, mais il doit abor­der les sujets qui ont un impact réel sur la concep­tion du site, sur son déve­lop­pe­ment, sur son conte­nu, sur son desi­gn et sur son bud­get.

1. La pre­mière par­tie doit géné­ra­le­ment pré­sen­ter l’entreprise ou le por­teur de pro­jet. Le pres­ta­taire a besoin de com­prendre qui vous êtes, ce que vous faites, à qui vous vous adres­sez et dans quel contexte s’inscrit le pro­jet. Un site web ne se conçoit pas de la même manière selon qu’il s’agit d’un arti­san local, d’une asso­cia­tion, d’un cabi­net de conseil, d’une marque e‑commerce ou d’une entre­prise qui s’adresse à des pro­fes­sion­nels. Pré­sen­ter l’activité, le posi­tion­ne­ment et les enjeux per­met de mieux orien­ter les choix.

2. Le cahier des charges doit ensuite pré­ci­ser les objec­tifs du site. Il ne suf­fit pas de dire que l’on veut « être visible sur inter­net ». Il faut expli­quer ce que l’on attend concrè­te­ment. Le site doit-il géné­rer des demandes de contact, vendre en ligne, pré­sen­ter une offre, ras­su­rer des pros­pects, cen­tra­li­ser des infor­ma­tions, per­mettre des réser­va­tions, dif­fu­ser du conte­nu ou moder­ni­ser l’image de l’entreprise ? Plus les objec­tifs sont clairs, plus le pres­ta­taire pour­ra pro­po­ser des solu­tions adap­tées.

3. Il est éga­le­ment impor­tant d’identifier les cibles du site. Un site web n’est pas conçu uni­que­ment pour son pro­prié­taire, mais pour les per­sonnes qui viennent le visi­ter. Il faut donc pré­ci­ser à qui il s’adresse et ce que ces per­sonnes doivent pou­voir y trou­ver. Un visi­teur n’aura pas les mêmes attentes selon qu’il est client poten­tiel, par­te­naire, adhé­rent, recru­teur, jour­na­liste ou simple lec­teur. Cette réflexion influence aus­si bien l’arborescence que les conte­nus, le ton, les appels à l’action et les fonc­tion­na­li­tés.

3. Le cahier des charges doit aus­si décrire le type de site atten­du. S’agit-il d’une créa­tion ou d’une refonte ? D’un site vitrine, d’un blog, d’un site ins­ti­tu­tion­nel, d’un cata­logue, d’un e‑commerce ou d’une pla­te­forme avec fonc­tion­na­li­tés spé­ci­fiques ? Il faut éga­le­ment indi­quer, même approxi­ma­ti­ve­ment, le volume du site. Com­bien de pages sont envi­sa­gées ? Y aura-t-il une page d’accueil, une page à pro­pos, des pages ser­vices, un blog, une FAQ, une page contact, des fiches pro­duit ou des pages caté­go­ries ? Même si l’arborescence évo­lue ensuite, une pre­mière struc­ture per­met déjà de mieux éva­luer la charge de tra­vail.

4. Les fonc­tion­na­li­tés atten­dues doivent être détaillées avec soin. C’est l’un des points les plus impor­tants dans un cahier des charges pour un site web. Il faut pré­ci­ser ce que le site devra per­mettre de faire. Par exemple, affi­cher un for­mu­laire de contact, gérer une ins­crip­tion à une news­let­ter, pro­po­ser un moteur de recherche interne, offrir un espace membre, per­mettre la réser­va­tion d’un cré­neau, accep­ter des paie­ments en ligne, publier des articles, affi­cher des cartes ou connec­ter des outils tiers. Chaque fonc­tion­na­li­té a des impli­ca­tions sur le temps de concep­tion, d’intégration, de para­mé­trage et par­fois de maintenance.

4. Le sujet des conte­nus doit aus­si être clai­re­ment abor­dé. Qui four­nit les textes ? Qui choi­sit ou pro­duit les images ? Y a‑t-il des vidéos, des docu­ments PDF, des fiches pro­duits, des témoi­gnages clients ou des élé­ments à récu­pé­rer depuis un ancien site ? C’est un point sou­vent négli­gé, alors qu’il a un impact majeur sur le plan­ning. Dans de nom­breux pro­jets web, la vraie dif­fi­cul­té ne vient pas du déve­lop­pe­ment, mais de la livrai­son des conte­nus. Il est donc utile que le cahier des charges pré­cise ce qui existe déjà, ce qu’il faut créer et qui en est res­pon­sable.

5. Le volet gra­phique mérite lui aus­si sa place dans le docu­ment. Il ne s’agit pas de décrire chaque détail visuel, mais de don­ner une direc­tion. Le client peut pré­ci­ser s’il dis­pose déjà d’une charte gra­phique, d’un logo, de cou­leurs de marque, d’éléments de com­mu­ni­ca­tion exis­tants ou de réfé­rences visuelles. Il peut aus­si indi­quer ce qu’il ou elle aime ou n’aime pas, ou four­nir quelques sites d’inspiration. Cela aide le pres­ta­taire à com­prendre l’univers visuel atten­du sans pour autant enfer­mer le pro­jet dans une vision trop rigide.

6. Les contraintes tech­niques doivent éga­le­ment appa­raître. Le site doit-il être réa­li­sé avec Word­Press ? L’hébergement existe-t-il déjà ? Faut-il conser­ver le nom de domaine, une base de conte­nus ou cer­taines URL ? Y a‑t-il des outils à connec­ter, comme un CRM, une solu­tion de paie­ment, un agen­da, un outil emai­ling ou un logi­ciel métier ? Faut-il pré­voir des exi­gences par­ti­cu­lières en matière de RGPD ? Toutes ces infor­ma­tions comptent au moment du devis.

7. Enfin, le cahier des charges doit pré­ci­ser le calen­drier du pro­jet. Y a‑t-il une date de mise en ligne sou­hai­tée ? Un évé­ne­ment, un lan­ce­ment ou une échéance com­mer­ciale à res­pec­ter ? Il est tou­jours pré­fé­rable d’indiquer une contrainte réelle plu­tôt qu’une date arbi­traire. Cela per­met au pres­ta­taire de juger de la fai­sa­bi­li­té du pro­jet et d’organiser les étapes en conséquence.

Les erreurs fréquentes dans un cahier des charges

Beau­coup de cahiers des charges sont soit trop vagues, soit trop dés­équi­li­brés. Cer­tains docu­ments passent beau­coup de temps sur l’apparence du futur site, mais ne disent presque rien sur les objec­tifs ou les fonc­tion­na­li­tés. D’autres décrivent le pro­jet en termes très géné­raux, sans four­nir assez d’informations pour éta­blir une pro­po­si­tion sérieuse.

Une autre erreur fré­quente consiste à pen­ser le site uni­que­ment du point de vue du de la per­sonne qui passe com­mande, comme s’il s’agissait de repro­duire ses goûts ou ses habi­tudes. Or un site web est fait pour ses inter­nautes. Il doit répondre à leurs attentes, faci­li­ter leur navi­ga­tion et leur per­mettre d’accéder rapi­de­ment à l’information ou à l’action recher­chée. Le cahier des charges doit donc inté­grer cette dimen­sion, et pas seule­ment des pré­fé­rences per­son­nelles.

Il arrive aus­si que les conte­nus soient tota­le­ment oubliés dans le docu­ment. Pour­tant, si les textes ne sont pas prêts, si les pho­tos manquent ou si per­sonne n’est dési­gné pour four­nir les élé­ments, cela finit presque tou­jours par ralen­tir le pro­jet. Un bon cahier des charges anti­cipe cette question.

Peut-on se faire aider pour rédiger le cahier des charges ?

Oui, et c’est même par­fois la meilleure solu­tion. Tout le monde n’est pas à l’aise avec la rédac­tion d’un cahier des charges. Cer­tains clients ont une idée claire de leur pro­jet, mais ne savent pas com­ment la struc­tu­rer. D’autres ne savent pas quels sujets doivent être abor­dés, ni quel niveau de détail est néces­saire pour obte­nir un devis exploi­table.
Dans ce cas, il est tout à fait pos­sible de confier la rédac­tion du cahier des charges au pres­ta­taire. C’est une vraie pres­ta­tion, qui demande du temps, de l’écoute, de l’analyse et une capa­ci­té à tra­duire un besoin par­fois flou en docu­ment de cadrage concret. Cette inter­ven­tion peut prendre la forme d’un ate­lier, d’un entre­tien appro­fon­di, d’un ques­tion­naire ou d’une phase de décou­verte sui­vie d’une for­ma­li­sa­tion écrite.

Il est impor­tant de pré­ci­ser qu’il ne s’agit pas d’un ser­vice gra­tuit ajou­té auto­ma­ti­que­ment au pro­jet. Rédi­ger un cahier des charges repré­sente un tra­vail à part entière. Il est donc nor­mal que cette mis­sion soit fac­tu­rée. En contre­par­tie, le client béné­fi­cie d’un docu­ment clair, struc­tu­ré, utile pour lan­cer le pro­jet dans de bonnes condi­tions et pour obte­nir un devis beau­coup plus fiable.
C’est aus­si une manière de gagner du temps. Un cahier des charges bien construit évite de mul­ti­plier les allers-retours impré­cis, les ajus­te­ments tar­difs et les dis­cus­sions floues sur le péri­mètre. En somme, payer pour faire rédi­ger ce docu­ment peut per­mettre d’économiser bien des com­pli­ca­tions ensuite.

Proposition de trame de cahier des charges site web

Pour aider à démar­rer, voi­ci la logique qu’un modèle simple peut suivre. 

• Il doit com­men­cer par une pré­sen­ta­tion du pro­jet et de l’entreprise.
• Il doit ensuite expli­quer les objec­tifs du site et les publics visés. 
• Il doit détailler le type de site atten­du, son arbo­res­cence pré­vi­sion­nelle et les prin­ci­pales fonc­tion­na­li­tés sou­hai­tées (for­mu­laires de contact, espace membres, gale­rie d’i­mages, etc.)
• Décri­vez quel genre de site est atten­du : un site vitrine, un blog, un site e‑commerce
• Il doit pré­ci­ser l’état des conte­nus, les attentes gra­phiques, les contraintes tech­niques, les besoins éven­tuels en SEO, ain­si que les délais et le bud­get envisagé. 
• Est-ce que vous avez un nom de domaine
• Est-ce que vous avez un hébergement
• Où sont gérées vos adresses e‑mail
• Enfin, il est utile d’indiquer qui sera l’interlocuteur prin­ci­pal côté client et com­ment les vali­da­tions seront faites.

Ce petit modèle n’a pas voca­tion à être rigide. Il doit sur­tout ser­vir de trame pour ne pas oublier les sujets essen­tiels. Plus le docu­ment sera clair, plus le devis pour­ra être pré­cis, et plus le pro­jet aura de chances de se dérou­ler sereinement.

Le cahier des charges d’un site web est bien plus qu’un simple docu­ment pré­pa­ra­toire. C’est un outil de cadrage qui aide à poser les bonnes bases, à cla­ri­fier le besoin, à anti­ci­per les contraintes et à obte­nir un devis cohé­rent. Il pro­tège à la fois le client et le pres­ta­taire, parce qu’il réduit les zones d’ombre dès le départ.

Il n’est pas néces­saire qu’il soit par­fait, ni qu’il soit extrê­me­ment long. En revanche, il doit être suf­fi­sam­ment pré­cis pour décrire le pro­jet de manière réa­liste. Et si le client ne se sent pas capable de le rédi­ger lui-même, il peut tout à fait se faire accom­pa­gner pour cela. La rédac­tion du cahier des charges peut faire par­tie des pres­ta­tions pro­po­sées, moyen­nant finances, parce qu’elle demande un vrai tra­vail d’analyse et de formalisation.

Un pro­jet web com­mence rare­ment bien par hasard. Il com­mence bien et se ter­mine bien quand il est bien cadré. Et c’est pré­ci­sé­ment le rôle du cahier des charges.

Pho­to à la Une, cré­dit pho­to : Pho­to de Kel­ly Sikkema