Cet article fait partie d’une série de publications consacrées aux outils du cPanel d’o2switch. Mon premier article concernait les outils exclusifs d’o2switch. Aujourd’hui, nous parlons de la possibilité de créer et gérer ses adresses email professionnelles directement depuis le cPanel d’o2switch pour toute souscription à une offre d’hébergement. Cette interface centralise toutes les fonctions nécessaires pour administrer ses boîtes aux lettres, automatiser certains traitements, lutter contre le spam ou encore sécuriser ses échanges. Voici une présentation détaillée de chaque outil disponible dans le menu Email du cPanel.
Mais pour commencer, je vous explique l’importance d’avoir une adresse email professionnelle et pourquoi il faut éviter d’avoir une adresse gmail.
A noter : certains passages de l’interface du cPanel sont restés en anglais, mais ça ne vient pas d’o2switch 🙂
Avoir une adresse email professionnelle
Une adresse email professionnelle associée à son propre nom de domaine n’est pas un simple détail : c’est un gage de sérieux et de crédibilité. Une adresse telle que contact@votredomaine.fr inspire immédiatement confiance, là où une adresse générique comme votrenom@gmail.com peut donner une impression d’amateurisme (C’est mon avis). Au-delà de l’image, une adresse personnalisée permet aussi de mieux maîtriser sa communication : elle renforce la cohérence de la marque, centralise les échanges dans un environnement sécurisé, et évite les dépendances vis-à-vis des services externes gratuits. C’est également une question de confidentialité et de pérennité : vos messages restent hébergés sur votre propre serveur, sous votre contrôle, sans risque de perte d’accès ou d’exploitation de vos données par un tiers. En somme, disposer d’une adresse email à son nom de domaine, c’est asseoir sa légitimité en ligne.
Les adresses Gmail ne sont pas conformes au RGPD
Utiliser une adresse Gmail pour une activité professionnelle peut poser plusieurs problèmes au regard du RGPD (Règlement général sur la protection des données), principalement parce que les données ne sont pas hébergées ni contrôlées par votre propre entreprise.
D’abord, Gmail est un service géré par Google, dont les serveurs sont situés en grande partie en dehors de l’Union européenne. Google est une entreprise qui reste soumise au droit américain, notamment au Cloud Act, qui permet aux autorités américaines d’accéder aux données hébergées, même si elles concernent des citoyens européens. Cela entre en tension avec les principes de confidentialité imposés par le RGPD.
Ensuite, Gmail analyse les métadonnées des emails (expéditeur, destinataire, date, sujet, adresse IP, etc.) à des fins techniques ou statistiques. Or, le RGPD impose de savoir précisément où sont stockées les données, qui y a accès, et dans quel but elles sont utilisées.
Une adresse Gmail gratuite n’offre ni la maîtrise, ni la transparence, ni les garanties contractuelles exigées par le RGPD. Pour être conforme, il est préférable d’utiliser une messagerie hébergée sur un serveur européen, rattachée à son propre nom de domaine, et dont on contrôle pleinement les conditions d’hébergement et de traitement des données.
Et, comme on dit, quand c’est gratuit… Vous connaissez la suite !
Enfin, bien que Google spécifie qu’en utilisant leur Workspace la confidentialité de vos données est garantie, pour moi ça reste Google, donc (toujours pour moi) cela porte ses limites.
Utiliser un webmail ou le protocole IMAP ?
Un webmail est une interface en ligne qui permet de consulter et gérer ses emails directement depuis un navigateur internet, sans avoir besoin d’un logiciel installé sur son ordinateur. Par exemple, chez o2swtich, vous pouvez vous connecter au webmail via l’adresse https://votresite.fr:2096 (Comme expliqué dans la doc, il existe plusieurs adresses pour vous connecter). Chez O2Switch, le webmail Roundcube est accessible via le cPanel.
Le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol) est, quant à lui, une méthode de synchronisation des emails entre le serveur et les différents appareils utilisés. Contrairement au protocole POP, qui télécharge les messages sur un seul appareil et les supprime souvent du serveur, IMAP conserve toutes les données centralisées. Cela signifie qu’un message lu, archivé ou supprimé depuis un ordinateur apparaîtra de la même manière sur un téléphone ou une tablette et sur le webmail. IMAP est donc la solution la plus adaptée pour une utilisation multi-appareils, car il garantit la cohérence de la messagerie quel que soit le terminal utilisé.
Entrons maintenant dans le vif du sujet, avec l’explication détaillée du bloc consacré à la gestion des emails dans le cPanel d’o2switch.
Les comptes de messagerie
C’est ici que tout commence. La section Comptes de messagerie permet de créer, modifier ou supprimer les adresses email associées à un domaine. Les boîtes mails sont illimitées et gratuites chez O2switch. Choisissez d’abord le nom de domaine avec lequel créer l’adresse. Puis créer la ou les adresses emails dont vous avez besoin (par exemple, vous pouvez créer des adresses génériques comme la boîte de contact, ou des adresses pour vos employés). Sur l’interface du cPanel, vous pouvez :
- Relever vos emails en cliquant sur Check Email. Vous serez redirigé(e) vers l’interface Roundcube où vous pouvez cliquer sur Open pour accéder à votre messagerie. (Mais comme dit plus haut, vous pouvez aussi vous connecter à votre messagerie depuis https://votresite.fr:2096)
- Pour paramétrer chaque adresse, cliquez sur Gérer. C’est là que vous pourrez définir ou modifier les mots de passe, définir l’espace de stockage (limité ou illimité), voire supprimer l’adresse.
En cliquant sur Connect Devices, vous pourrez trouver les informations vous permettant de configurer des clients mail comme Thunderbird, Microsoft Outlook ou autre.
J’ai écrit un article sur comment configurer l’application Mail sur son mac.
Les Redirecteurs
Les redirecteurs (ou redirections d’emails) permettent d’envoyer automatiquement les messages reçus sur une adresse vers une autre adresse. Par exemple, les mails envoyés à contact@ peuvent être redirigés vers une boîte personnelle. C’est aussi très pratique dans le cas où on voudrait rediriger une adresse vers plusieurs adresses à la fois, permettant ainsi de diffuser une information à plusieurs personnes.
Les réponses automatiques
Les réponses automatiques servent à informer les correspondants qu’un message a bien été reçu, ou que le destinataire de l’email est absent. Vous pouvez donc créer un message expliquant par exemple que vous êtes absent jusqu’à une certaine date, en configurant une période d’activation de ce message d’absence. C’est un moyen simple d’assurer une communication continue, même quand on n’est pas disponible.
En cliquant sur Ajouter une réponse automatique, cette action vous mènera vers une interface simple avec un formulaire à remplir.
Vous pouvez créer autant de réponses automatiques que vous le souhaitez, puis les activer ou les désactiver selon vos besoins
Routage des emails
Cette section détermine comment le serveur doit traiter les messages destinés à un domaine. Par exemple, on peut choisir de gérer la messagerie localement sur le serveur o2Switch, ou de la rediriger vers un serveur externe (comme Google Workspace ou Microsoft 365). C’est une configuration essentielle lors de l’utilisation de services de messagerie tiers.
N’hésitez pas à vous reporter à la documentation, car cette manipulation est assez délicate.
Liste de diffusion
Une liste de diffusion sert à envoyer un même message à un groupe d’abonnés. Le cPanel met à disposition l’outil Mailman pour gérer ces listes. C’est une solution simple pour diffuser des newsletters ou des annonces internes sans passer par un outil externe.
Pour rappel, envoyer des emails à une liste de diffusion sans outil spécialisé peut être problématique, aussi bien d’un point de vue technique que juridique. Un outil d’envoi d’emails est conçu pour garantir la bonne distribution des messages, la conformité légale et la protection de votre réputation d’expéditeur.
Sur le plan technique, ces outils utilisent des serveurs configurés pour envoyer un grand volume d’emails sans être bloqués ou marqués comme spam. Ils gèrent les en-têtes, les signatures DKIM, les enregistrements SPF et les taux de rebond pour maintenir une bonne délivrabilité. Si vous essayez d’envoyer une newsletter depuis votre boîte personnelle, le serveur risque de considérer vos envois comme du spam, entraînant des blocages temporaires ou une suspension de compte.
D’un point de vue juridique, un outil de gestion de campagnes permet de respecter les obligations du RGPD et de la loi française sur la prospection électronique. Ces plateformes intègrent automatiquement les mentions légales, les liens de désinscription, la gestion du consentement et la suppression des contacts inactifs. Cela protège l’expéditeur en cas de contrôle ou de plainte.
Enfin, fait non négligeable, ces outils offrent une analyse statistique intéressante : ainsi vous pouvez suivre les taux d’ouverture, de clics, de désinscription ou de rebond. Ces données permettent d’ajuster le contenu, la fréquence et la stratégie d’envoi pour améliorer l’efficacité de la communication.
Suivre la remise
L’outil Suivre la remise (ou Email Trace) affiche le parcours des messages envoyés et reçus. Il permet de vérifier si un email a bien été délivré, rejeté, ou mis en quarantaine. C’est un moyen efficace pour diagnostiquer les problèmes de livraison et comprendre pourquoi un destinataire n’a pas reçu un message.
Filtres de messagerie globaux
Les filtres globaux permettent d’appliquer des règles à l’ensemble des comptes email d’un même hébergement. Par exemple, on peut décider que tout message contenant certains mots-clés soit automatiquement supprimé, redirigé ou marqué comme lu. Ces filtres s’appliquent au niveau du serveur, avant même que le message n’arrive dans une boîte spécifique. Ce peut être vraiment pratique et le paramétrage de l’outil est assez simple.
Filtres de messagerie
C’est le même principe que les filtres globaux, mais ici les filtres de messagerie s’appliquent à un compte en particulier. On peut définir des règles pour trier les messages entrants selon l’expéditeur, l’objet ou le contenu. Par exemple, déplacer automatiquement les factures dans un dossier dédié, ou supprimer les messages provenant de certaines adresses.
Email deliverability
La délivrabilité des emails désigne la capacité d’un message à arriver dans la boîte de réception sans être considéré comme spam. Cette section aide à configurer les enregistrements DNS (SPF, DKIM et DMARC) pour renforcer l’authenticité des envois. Bien configurée, elle améliore considérablement la réputation du domaine et réduit le risque de rejet.
Outil d’importation d’adresses
Cet outil facilite la création en masse de comptes de messagerie ou de redirections. Il suffit d’importer un fichier CSV contenant les adresses, les mots de passe et les quotas pour générer plusieurs comptes simultanément. C’est particulièrement pratique pour les structures qui gèrent un grand nombre d’utilisateurs. L’outil vous propose une page d’exemple qui vous permet de configurer le fichier à importer.
Spam filters
La section Spam Filters regroupe les options liées à la lutte contre le courrier indésirable. Chez o2switch le filtre anti spam est activé par défaut. Il est directement activé en amont de l’hébergement. Chaque message entrant est analysé pour vérifier s’il s’agit de courriel indésirable. Les messages jugés suspects voient leur objet automatiquement modifié pour inclure la mention Potentiel-SPAM. Vous pouvez décider quoi faire de ces emails.
Chiffrement
La fonction Chiffrement permet d’envoyer et de recevoir des emails sécurisés grâce à la technologie GnuPG (PGP). Chaque utilisateur peut créer sa paire de clés publique/privée pour crypter ou signer ses messages. C’est une mesure de sécurité importante pour les échanges sensibles.
BoxTrapper
BoxTrapper est un système anti-spam basé sur la validation de l’expéditeur. Lorsqu’un email arrive d’un contact inconnu, le serveur envoie une demande de confirmation. Si l’expéditeur répond, le message initial est alors délivré. Ce mécanisme empêche les robots de spam d’envoyer des messages non sollicités, tout en garantissant que les correspondances légitimes passent.
Calendriers et contacts
Le cPanel permet aussi de synchroniser les calendriers et contacts entre différents appareils. Les comptes utilisent les protocoles CalDAV et CardDAV, compatibles avec la plupart des logiciels de messagerie comme Outlook, Thunderbird ou Apple Mail. Cela permet de gérer ses rendez-vous et son carnet d’adresses de façon centralisée.
Calendar delegation
La délégation de calendrier autorise un utilisateur à partager ou déléguer la gestion de son calendrier à une autre personne. Par exemple, un assistant peut créer, modifier ou supprimer des événements au nom de son responsable. Cette fonction améliore la collaboration et la planification dans un environnement professionnel.
Email Disk Usage
Cette fonction affiche l’espace disque occupé par chaque dossier de messagerie : boîte de réception, messages envoyés, corbeille, etc. Elle permet de repérer les boîtes pleines et de supprimer les anciens courriels pour libérer de l’espace. Un outil utile pour garder une messagerie légère et performante.
Le module Email du cPanel O2Switch réunit les outils nécessaires pour une gestion complète et professionnelle de la messagerie. Création de comptes, lutte anti-spam, sécurité, automatisation et suivi : tout est accessible depuis une interface unique. A vous de choisir les outils dont vous avez besoin.
