Outils du cPanel d’o2switch : la gestion des emails

Cet article fait par­tie d’une série de publi­ca­tions consa­crées aux outils du cPa­nel d’o2switch. Mon pre­mier article concer­nait les outils exclu­sifs d’o2switch. Aujourd’­hui, nous par­lons de la pos­si­bi­li­té de créer et gérer ses adresses email pro­fes­sion­nelles direc­te­ment depuis le cPa­nel d’o2switch pour toute sous­crip­tion à une offre d’hé­ber­ge­ment. Cette inter­face cen­tra­lise toutes les fonc­tions néces­saires pour admi­nis­trer ses boîtes aux lettres, auto­ma­ti­ser cer­tains trai­te­ments, lut­ter contre le spam ou encore sécu­ri­ser ses échanges. Voi­ci une pré­sen­ta­tion détaillée de chaque outil dis­po­nible dans le menu Email du cPa­nel.

Mais pour com­men­cer, je vous explique l’im­por­tance d’a­voir une adresse email pro­fes­sion­nelle et pour­quoi il faut évi­ter d’a­voir une adresse gmail.

A noter : cer­tains pas­sages de l’in­ter­face du cPa­nel sont res­tés en anglais, mais ça ne vient pas d’o2switch 🙂

Avoir une adresse email professionnelle

Une adresse email pro­fes­sion­nelle asso­ciée à son propre nom de domaine n’est pas un simple détail : c’est un gage de sérieux et de cré­di­bi­li­té. Une adresse telle que contact@votredomaine.fr ins­pire immé­dia­te­ment confiance, là où une adresse géné­rique comme votrenom@gmail.com peut don­ner une impres­sion d’amateurisme (C’est mon avis). Au-delà de l’image, une adresse per­son­na­li­sée per­met aus­si de mieux maî­tri­ser sa com­mu­ni­ca­tion : elle ren­force la cohé­rence de la marque, cen­tra­lise les échanges dans un envi­ron­ne­ment sécu­ri­sé, et évite les dépen­dances vis-à-vis des ser­vices externes gra­tuits. C’est éga­le­ment une ques­tion de confi­den­tia­li­té et de péren­ni­té : vos mes­sages res­tent héber­gés sur votre propre ser­veur, sous votre contrôle, sans risque de perte d’accès ou d’exploitation de vos don­nées par un tiers. En somme, dis­po­ser d’une adresse email à son nom de domaine, c’est asseoir sa légi­ti­mi­té en ligne.

Les adresses Gmail ne sont pas conformes au RGPD

Uti­li­ser une adresse Gmail pour une acti­vi­té pro­fes­sion­nelle peut poser plu­sieurs pro­blèmes au regard du RGPD (Règle­ment géné­ral sur la pro­tec­tion des don­nées), prin­ci­pa­le­ment parce que les don­nées ne sont pas héber­gées ni contrô­lées par votre propre entre­prise.
D’abord, Gmail est un ser­vice géré par Google, dont les ser­veurs sont situés en grande par­tie en dehors de l’Union euro­péenne. Google est une entre­prise qui reste sou­mise au droit amé­ri­cain, notam­ment au Cloud Act, qui per­met aux auto­ri­tés amé­ri­caines d’accéder aux don­nées héber­gées, même si elles concernent des citoyens euro­péens. Cela entre en ten­sion avec les prin­cipes de confi­den­tia­li­té impo­sés par le RGPD.

Ensuite, Gmail ana­lyse les méta­don­nées des emails (expé­di­teur, des­ti­na­taire, date, sujet, adresse IP, etc.) à des fins tech­niques ou sta­tis­tiques. Or, le RGPD impose de savoir pré­ci­sé­ment où sont sto­ckées les don­nées, qui y a accès, et dans quel but elles sont uti­li­sées.

Une adresse Gmail gra­tuite n’offre ni la maî­trise, ni la trans­pa­rence, ni les garan­ties contrac­tuelles exi­gées par le RGPD. Pour être conforme, il est pré­fé­rable d’utiliser une mes­sa­ge­rie héber­gée sur un ser­veur euro­péen, rat­ta­chée à son propre nom de domaine, et dont on contrôle plei­ne­ment les condi­tions d’hébergement et de trai­te­ment des données.

Et, comme on dit, quand c’est gra­tuit… Vous connais­sez la suite !

Enfin, bien que Google spé­ci­fie qu’en uti­li­sant leur Works­pace la confi­den­tia­li­té de vos don­nées est garan­tie, pour moi ça reste Google, donc (tou­jours pour moi) cela porte ses limites.

Utiliser un webmail ou le protocole IMAP ?

Un web­mail est une inter­face en ligne qui per­met de consul­ter et gérer ses emails direc­te­ment depuis un navi­ga­teur inter­net, sans avoir besoin d’un logi­ciel ins­tal­lé sur son ordi­na­teur. Par exemple, chez o2swtich, vous pou­vez vous connec­ter au web­mail via l’a­dresse https://​votre​site​.fr:2096 (Comme expli­qué dans la doc, il existe plu­sieurs adresses pour vous connec­ter). Chez O2Switch, le web­mail Round­cube est acces­sible via le cPa­nel.

Le pro­to­cole IMAP (Inter­net Mes­sage Access Pro­to­col) est, quant à lui, une méthode de syn­chro­ni­sa­tion des emails entre le ser­veur et les dif­fé­rents appa­reils uti­li­sés. Contrai­re­ment au pro­to­cole POP, qui télé­charge les mes­sages sur un seul appa­reil et les sup­prime sou­vent du ser­veur, IMAP conserve toutes les don­nées cen­tra­li­sées. Cela signi­fie qu’un mes­sage lu, archi­vé ou sup­pri­mé depuis un ordi­na­teur appa­raî­tra de la même manière sur un télé­phone ou une tablette et sur le web­mail. IMAP est donc la solu­tion la plus adap­tée pour une uti­li­sa­tion mul­ti-appa­reils, car il garan­tit la cohé­rence de la mes­sa­ge­rie quel que soit le ter­mi­nal utilisé.

Entrons main­te­nant dans le vif du sujet, avec l’ex­pli­ca­tion détaillée du bloc consa­cré à la ges­tion des emails dans le cPa­nel d’o2switch.

Les comptes de messagerie

C’est ici que tout com­mence. La sec­tion Comptes de mes­sa­ge­rie per­met de créer, modi­fier ou sup­pri­mer les adresses email asso­ciées à un domaine. Les boîtes mails sont illi­mi­tées et gra­tuites chez O2switch. Choi­sis­sez d’a­bord le nom de domaine avec lequel créer l’a­dresse. Puis créer la ou les adresses emails dont vous avez besoin (par exemple, vous pou­vez créer des adresses géné­riques comme la boîte de contact, ou des adresses pour vos employés). Sur l’in­ter­face du cPa­nel, vous pouvez :

• Rele­ver vos emails en cli­quant sur Check Email. Vous serez redirigé(e) vers l’in­ter­face Round­cube où vous pou­vez cli­quer sur Open pour accé­der à votre mes­sa­ge­rie. (Mais comme dit plus haut, vous pou­vez aus­si vous connec­ter à votre mes­sa­ge­rie depuis https://​votre​site​.fr:2096)
• Pour para­mé­trer chaque adresse, cli­quez sur Gérer. C’est là que vous pour­rez défi­nir ou modi­fier les mots de passe, défi­nir l’es­pace de sto­ckage (limi­té ou illi­mi­té), voire sup­pri­mer l’adresse. 

En cli­quant sur Connect Devices, vous pour­rez trou­ver les infor­ma­tions vous per­met­tant de confi­gu­rer des clients mail comme Thun­der­bird, Micro­soft Out­look ou autre.

J’ai écrit un article sur com­ment confi­gu­rer l’ap­pli­ca­tion Mail sur son mac.

Les Redirecteurs

Les redi­rec­teurs (ou redi­rec­tions d’emails) per­mettent d’envoyer auto­ma­ti­que­ment les mes­sages reçus sur une adresse vers une autre adresse. Par exemple, les mails envoyés à contact@ peuvent être redi­ri­gés vers une boîte per­son­nelle. C’est aus­si très pra­tique dans le cas où on vou­drait redi­ri­ger une adresse vers plu­sieurs adresses à la fois, per­met­tant ain­si de dif­fu­ser une infor­ma­tion à plu­sieurs personnes.

Les réponses automatiques

Les réponses auto­ma­tiques servent à infor­mer les cor­res­pon­dants qu’un mes­sage a bien été reçu, ou que le des­ti­na­taire de l’email est absent. Vous pou­vez donc créer un mes­sage expli­quant par exemple que vous êtes absent jus­qu’à une cer­taine date, en confi­gu­rant une période d’ac­ti­va­tion de ce mes­sage d’ab­sence. C’est un moyen simple d’assurer une com­mu­ni­ca­tion conti­nue, même quand on n’est pas disponible.

En cli­quant sur Ajou­ter une réponse auto­ma­tique, cette action vous mène­ra vers une inter­face simple avec un for­mu­laire à remplir.

Vous pou­vez créer autant de réponses auto­ma­tiques que vous le sou­hai­tez, puis les acti­ver ou les désac­ti­ver selon vos besoins

Routage des emails

Cette sec­tion déter­mine com­ment le ser­veur doit trai­ter les mes­sages des­ti­nés à un domaine. Par exemple, on peut choi­sir de gérer la mes­sa­ge­rie loca­le­ment sur le ser­veur o2Switch, ou de la redi­ri­ger vers un ser­veur externe (comme Google Works­pace ou Micro­soft 365). C’est une confi­gu­ra­tion essen­tielle lors de l’utilisation de ser­vices de mes­sa­ge­rie tiers. 

N’hé­si­tez pas à vous repor­ter à la docu­men­ta­tion, car cette mani­pu­la­tion est assez délicate.

Liste de diffusion

Une liste de dif­fu­sion sert à envoyer un même mes­sage à un groupe d’abonnés. Le cPa­nel met à dis­po­si­tion l’ou­til Mail­man pour gérer ces listes. C’est une solu­tion simple pour dif­fu­ser des news­let­ters ou des annonces internes sans pas­ser par un outil externe.

Pour rap­pel, envoyer des emails à une liste de dif­fu­sion sans outil spé­cia­li­sé peut être pro­blé­ma­tique, aus­si bien d’un point de vue tech­nique que juri­dique. Un outil d’envoi d’emails est conçu pour garan­tir la bonne dis­tri­bu­tion des mes­sages, la confor­mi­té légale et la pro­tec­tion de votre répu­ta­tion d’expéditeur.

Sur le plan tech­nique, ces outils uti­lisent des ser­veurs confi­gu­rés pour envoyer un grand volume d’emails sans être blo­qués ou mar­qués comme spam. Ils gèrent les en-têtes, les signa­tures DKIM, les enre­gis­tre­ments SPF et les taux de rebond pour main­te­nir une bonne déli­vra­bi­li­té. Si vous essayez d’envoyer une news­let­ter depuis votre boîte per­son­nelle, le ser­veur risque de consi­dé­rer vos envois comme du spam, entraî­nant des blo­cages tem­po­raires ou une sus­pen­sion de compte.

D’un point de vue juri­dique, un outil de ges­tion de cam­pagnes per­met de res­pec­ter les obli­ga­tions du RGPD et de la loi fran­çaise sur la pros­pec­tion élec­tro­nique. Ces pla­te­formes intègrent auto­ma­ti­que­ment les men­tions légales, les liens de dés­ins­crip­tion, la ges­tion du consen­te­ment et la sup­pres­sion des contacts inac­tifs. Cela pro­tège l’expéditeur en cas de contrôle ou de plainte.

Enfin, fait non négli­geable, ces outils offrent une ana­lyse sta­tis­tique inté­res­sante : ain­si vous pou­vez suivre les taux d’ouverture, de clics, de dés­ins­crip­tion ou de rebond. Ces don­nées per­mettent d’ajuster le conte­nu, la fré­quence et la stra­té­gie d’envoi pour amé­lio­rer l’efficacité de la communication.

Suivre la remise 

L’outil Suivre la remise (ou Email Trace) affiche le par­cours des mes­sages envoyés et reçus. Il per­met de véri­fier si un email a bien été déli­vré, reje­té, ou mis en qua­ran­taine. C’est un moyen effi­cace pour diag­nos­ti­quer les pro­blèmes de livrai­son et com­prendre pour­quoi un des­ti­na­taire n’a pas reçu un message.

Filtres de messagerie globaux

Les filtres glo­baux per­mettent d’appliquer des règles à l’ensemble des comptes email d’un même héber­ge­ment. Par exemple, on peut déci­der que tout mes­sage conte­nant cer­tains mots-clés soit auto­ma­ti­que­ment sup­pri­mé, redi­ri­gé ou mar­qué comme lu. Ces filtres s’appliquent au niveau du ser­veur, avant même que le mes­sage n’arrive dans une boîte spé­ci­fique. Ce peut être vrai­ment pra­tique et le para­mé­trage de l’ou­til est assez simple.

Filtres de messagerie

C’est le même prin­cipe que les filtres glo­baux, mais ici les filtres de mes­sa­ge­rie s’appliquent à un compte en par­ti­cu­lier. On peut défi­nir des règles pour trier les mes­sages entrants selon l’expéditeur, l’objet ou le conte­nu. Par exemple, dépla­cer auto­ma­ti­que­ment les fac­tures dans un dos­sier dédié, ou sup­pri­mer les mes­sages pro­ve­nant de cer­taines adresses.

Email deliverability

La déli­vra­bi­li­té des emails désigne la capa­ci­té d’un mes­sage à arri­ver dans la boîte de récep­tion sans être consi­dé­ré comme spam. Cette sec­tion aide à confi­gu­rer les enre­gis­tre­ments DNS (SPF, DKIM et DMARC) pour ren­for­cer l’authenticité des envois. Bien confi­gu­rée, elle amé­liore consi­dé­ra­ble­ment la répu­ta­tion du domaine et réduit le risque de rejet.

Outil d’importation d’adresses

Cet outil faci­lite la créa­tion en masse de comptes de mes­sa­ge­rie ou de redi­rec­tions. Il suf­fit d’importer un fichier CSV conte­nant les adresses, les mots de passe et les quo­tas pour géné­rer plu­sieurs comptes simul­ta­né­ment. C’est par­ti­cu­liè­re­ment pra­tique pour les struc­tures qui gèrent un grand nombre d’utilisateurs. L’ou­til vous pro­pose une page d’exemple qui vous per­met de confi­gu­rer le fichier à importer.

Spam filters

La sec­tion Spam Fil­ters regroupe les options liées à la lutte contre le cour­rier indé­si­rable. Chez o2switch le filtre anti spam est acti­vé par défaut. Il est direc­te­ment acti­vé en amont de l’hébergement. Chaque mes­sage entrant est ana­ly­sé pour véri­fier s’il s’a­git de cour­riel indé­si­rable. Les mes­sages jugés sus­pects voient leur objet auto­ma­ti­que­ment modi­fié pour inclure la men­tion Poten­tiel-SPAM. Vous pou­vez déci­der quoi faire de ces emails. 

Chiffrement

La fonc­tion Chif­fre­ment per­met d’envoyer et de rece­voir des emails sécu­ri­sés grâce à la tech­no­lo­gie GnuPG (PGP). Chaque uti­li­sa­teur peut créer sa paire de clés publique/privée pour cryp­ter ou signer ses mes­sages. C’est une mesure de sécu­ri­té impor­tante pour les échanges sensibles.

BoxTrapper

Box­Trap­per est un sys­tème anti-spam basé sur la vali­da­tion de l’expéditeur. Lorsqu’un email arrive d’un contact incon­nu, le ser­veur envoie une demande de confir­ma­tion. Si l’expéditeur répond, le mes­sage ini­tial est alors déli­vré. Ce méca­nisme empêche les robots de spam d’envoyer des mes­sages non sol­li­ci­tés, tout en garan­tis­sant que les cor­res­pon­dances légi­times passent.

Calendriers et contacts

Le cPa­nel per­met aus­si de syn­chro­ni­ser les calen­driers et contacts entre dif­fé­rents appa­reils. Les comptes uti­lisent les pro­to­coles Cal­DAV et Card­DAV, com­pa­tibles avec la plu­part des logi­ciels de mes­sa­ge­rie comme Out­look, Thun­der­bird ou Apple Mail. Cela per­met de gérer ses ren­dez-vous et son car­net d’adresses de façon centralisée.

Calendar delegation

La délé­ga­tion de calen­drier auto­rise un uti­li­sa­teur à par­ta­ger ou délé­guer la ges­tion de son calen­drier à une autre per­sonne. Par exemple, un assis­tant peut créer, modi­fier ou sup­pri­mer des évé­ne­ments au nom de son res­pon­sable. Cette fonc­tion amé­liore la col­la­bo­ra­tion et la pla­ni­fi­ca­tion dans un envi­ron­ne­ment professionnel.

Email Disk Usage

Cette fonc­tion affiche l’espace disque occu­pé par chaque dos­sier de mes­sa­ge­rie : boîte de récep­tion, mes­sages envoyés, cor­beille, etc. Elle per­met de repé­rer les boîtes pleines et de sup­pri­mer les anciens cour­riels pour libé­rer de l’espace. Un outil utile pour gar­der une mes­sa­ge­rie légère et performante.

Le module Email du cPa­nel O2Switch réunit les outils néces­saires pour une ges­tion com­plète et pro­fes­sion­nelle de la mes­sa­ge­rie. Créa­tion de comptes, lutte anti-spam, sécu­ri­té, auto­ma­ti­sa­tion et sui­vi : tout est acces­sible depuis une inter­face unique. A vous de choi­sir les outils dont vous avez besoin.